COE (Dependent) Application in JAPAN: জাপানে ডিপেন্ডেন্ট COE

জাপানে ডিপেন্ডেন্ট COE

জাপানে বসবাসরত চাকুরীজীবী, ছাত্র তাঁর পরিবারকে  চাইলে দীর্ঘ সময় ( ৫ বছরের থেকে কম) এর জন্য আনতে চাইলে অবশ্যই COE   দিয়ে ভিসার জন্য আবেদন করতে হবে। 

COE ( Certificate Of Eligibility)  জাপান থেকে সংগ্রহ করতে হবে। এজন্য লাগবে-

১। একটা Appropriately filled COE application form 
২। Supporting Documents

ফর্ম বিভিন্ন ওয়েবসাইট থেকে পাওয়া যায় Application and Required documents
আমি নিয়েছিলাম এই ওয়েবসাইট থেকে: PDF Excel

Steps

Steps for Obtaining a COE and Visa:

1. Download the Application Form: Obtain the "Application Form for Certificate of Eligibility for Status of Residence" from the Immigration Services Agency of Japan website.

2. Prepare Necessary Documents: Gather all the required documents listed below for each family member.

3. Apply for COE at the Immigration Bureau: Submit the completed application form and all necessary documents to your local Regional Immigration Services Bureau in Japan.

4. Receive the COE: The Immigration Bureau will process your application and, if approved, issue the Certificate of Eligibility. For digital applications, this may be sent to you via email.

5. Send COE to Family: If you receive a physical COE, send it to your family members in your home country via reliable international express mail. If you receive a digital COE, they can use a printed copy of the email.

6. Family Applies for Visa: Your family members will then use the COE (or the printed digital COE) to apply for a dependent visa at the Japanese Embassy or Consulate in their home country.

Required Documents:

Please prepare the following documents. Do not staple or fold them.

1. Application Form for Certificate of Eligibility for Status of Residence: One form is required for each family member.
   
   
2. Your Passport Copy: Include clear copies of the photo page, visa page(s), and landing permission stamp/sticker.
   
   
3. Spouse's/Children's Passport Copy: Include a clear copy of the photo page for each family member.
   
   
4. Your Resident Card Copy: Provide clear copies of both the front and back of your Resident Card.
   
   
5. Photos: One color photograph (4 cm x 3 cm) for each family member. The photos must be taken within the three months prior to submitting the application.
   
   
6. Certificate of Enrollment (MEXT students): This document confirms your current enrollment in an educational institution in Japan.
   
   
7. Certificate of Scholarship (if applicable; e.g. MEXT students): If you are receiving a scholarship, please provide proof.
   
   
8. Official Marriage Certificate (in your native language): Submit a copy of the official certificate.
   
   
9. Official Marriage Certificate (with English translation): Provide a copy of the official certificate with a complete and accurate English translation.
   
   
10. Official Birth Certificate(s) (in your native language): Submit a copy of the official birth certificate for each child.
    
    
11. Official Birth Certificate(s) (with English translation): Provide a copy of each official birth certificate along with a complete and accurate English translation.
    
    
12. Self-addressed and Stamped Envelope: Prepare an envelope with your address and affix a ¥404 stamp for registered mail. You can purchase this stamp at a convenience store or post office.

Important Notes:

• The photo must have been taken within three months prior to submission.

• Please prepare an envelope; also, please purchase a stamp (404 yen) at a convenience store or post office.

• Please do NOT staple or fold any document.

কাগজপত্রের বিস্তারিত ব্যাখ্যা

Bangladesh থেকে লাগবে

1. Marriage certificate (ইংরেজিতে। মুল কপি এবং একটা সত্যায়িত ফটোকপি । দুইটাই স্ক্যান করে নিবেন। স্ক্যান করে ছবি আকারে নিয়ে সেটাকে পিডিএফ বানিয়েও প্রিন্ট করে নিতে পারেন।) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। ( সাথে করে মূল কপি নিতে পারেন, দেখতে চাইলে দেখাবেন। মুল কপি জমা দিলে ফেরত পাওয়া যাবে না।)

2. Nikhanama (বাংলা ও ইংরেজিতে দুইটাই স্ক্যান করে রঙিন প্রিন্ট দিয়ে নিবেন।) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। ( সাথে করে মূল কপি নিতে পারেন, দেখতে চাইলে দেখাবেন। মুল কপি জমা দিলে ফেরত পাওয়া যাবে না।)

Notary Public: যদি নোটারি করেন, তাহলে সেটাও দিতে পারেন ( তবে অনেক সময় , তিন মাসের বেশি পুরাতন নোটারি গ্রহণ যোগ্য নাও হতে পারে।) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। ( সাথে করে মূল কপি নিতে পারেন, দেখতে চাইলে দেখাবেন। মুল কপি জমা দিলে ফেরত পাওয়া যাবে না।)

3. Passport(wife And Children) (সামনের পেইজের ছবি ; পেইজ ০১ ,০২।  যেখানে পাসপোর্ট নাম্বার ও ছবি সহ অন্যন্য তথ্য আছে সেই পাতার ছবি তুলে দিতে হবে। ছবি কে পিডিএফ বানাতে হতে পারে। রঙিন প্রিন্ট দিয়ে নিবেন) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

4. Pic(2-3 copy:wife and children) (পাসপোর্টে যেমন ছবি আছে, তেমন করে ভিসার জন্য ছবি তুলতে হবে। আপনি দেশের ছবির সফট কপি নিয়ে জাপান থেকে ( Family Mart থেকে) সহজেই প্রিন্ট করে নিতে পারবেন)

ভিসার ছবির কিছু বৈশিষ্ট:One Photo for each member of your family (4 cm x 3 cm) 

5. Family certificate :ইংরেজিতে ইউনিয়ন কাউন্সিল অফিস থেকে ফরম্যাট বানিয়ে নিয়ে গিয়ে সিল সাক্ষর দিয়ে আনতে হবে। মূল সার্টিফিকেট স্ক্যান করে রঙিন প্রিন্ট দিয়ে নিবেন।প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। ( সাথে করে মূল কপি নিতে পারেন, দেখতে চাইলে দেখাবেন। মুল কপি জমা দিলে ফেরত পাওয়া যাবে না।)

6. Birth certificate 

(যদি বাচ্চা থাকে   আর বাচ্চার COE form যদি জন্ম নিবন্ধন নাম্বার লিখে থাকেন সেক্ষেত্রে অবশ্যই বাচ্চার বাংলা এবং ইংরেজি দুটো ফরম্যাটে বার্থ সার্টিফিকেট দিতে হবে। প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। ( সাথে করে মূল কপি নিতে পারেন, দেখতে চাইলে দেখাবেন। মুল কপি জমা দিলে ফেরত পাওয়া যাবে না।)

জাপান থেকে সংগ্রহ করতে হবে. যিনি জাপানে আছেন তাঁর  

1. MEXT Scholarship certificate (Gakumo Gakari-University office) মূল টা জমা দিতে হবে

2. Enrollment (Admission) certificate (Gakumo Gakari-University office or Machine) মূল টা জমা দিতে হবে

3. Zairu card (Both sides- Scan and print) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

4. Student ID card (University; Both sides- Scan and print) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

5. Health card (Ward office -Both sides- Scan and print) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

6. Bank statement (Last six months. আপনার পাস বুকের  ট্রান্সাকশন পেইজের ছবি তুলে/স্ক্যান করে পিডিএফ করে নিতে পারেন) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

7. Juminho( Residence certificate) (Ward office (300 yen for one copy)/ convene center-. অলিখিত মেয়াদ তোলার পর থেকে ০৩ মাস) মূল টা জমা দিতে হবে।

8. My number card (Ward Office; Both sides- Scan and print) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

9. Passport( husband/Wife:(photo page, visa page, and landing permission page) (যদি পুরাতন পাসপোর্ট থাকে তাহলে সেটারও পেইজ গুলির ছবি দিতে হবে।) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

10. Visa copy (husband/Wife) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। সাধারণত  ভিসা আর ল্যান্ডিং পারমিশন পাশাপাশি থাকে। সেক্ষেত্রে একত্রে স্ক্যান করে প্রিন্ট দিতে পারেন। 

11. Landing permission page (husband/Wife যদি থাকে) রঙিন প্রিন্ট দিয়ে নিবেন
সাধারণত ভিসা পেইজের সাথের পেইজে ল্যান্ডিং পারমিশন থাকে ( কাজেই এই দুই পেইজ একসাথে প্রিন্ট করে নিতে পারেন।)

12. NID (husband/Wife) (সাথে নিতে হবে। লাগবে কিনা জিজ্ঞেস করে, দরকার হলে দিতে হবে।) প্রিন্ট করা স্ক্যান কপি জমা দিতে হবে। 

আপনি যদি, e-CEO পেতে চান তাহলে নীচের এই অংশটি দেখুন

How to Obtain a Username/Authentication ID for Digital COE Application:

The online system allows you to apply for a Certificate of Eligibility digitally. When your COE is ready, it will be sent to you via email. Your dependents can then print this email to use for their visa application. Here's how to get your login credentials:

1. Access the Website: Go to (https://www.ras-immi.moj.go.jp/WC01/WCFDS010/ras?dispOutputEvent=) You may need to use a translation tool if the page is not automatically in English. আরও জানুন: 在留申請オンラインシステム

2. Navigate to English Application:

   • Click on the "Back to the Top Page" link (usually at the top).
   • Select "English" as the language.
   • Scroll down and choose the "Application in person" option (usually indicated in orange).

3. Fill in the Application Form: Complete all the required fields in the online form.

4. Place of Residence: When prompted for your place of residence, click the "Search" button (usually blue). Select your prefecture (Shizuoka) and then your specific city within Shizuoka.

5. Telephone Number: You will need to provide a telephone number. While the system may accept a Japanese cellphone number, it's unclear if a Japan Lab or university number, or an Indonesian number, will be accepted. It's best to use a personal Japanese cellphone number if you have one.

6. User Classification: Select "Application at the counter."

7. Confirm Entries: After filling in all the information, click the "Confirmation" button. A page will appear allowing you to review all your entries.

8. Generate Username: If all the information is correct, click the confirmation button again. Your username will then be displayed. Take a screenshot or print this information, as you will need it at the Immigration Bureau.

9. Create Password: You will receive an email with a link to create your password for the digital system.

10. Log In (Optional Check): After creating your password, you can try logging in by clicking the link provided (labeled as link number (1) in your instructions). Then, scroll down and click on the "Application in person" option (usually blue). This section might allow you to check the status of your application, but the official notification of your COE will be sent via email.

11. At the Immigration Bureau: When it's your turn at the Immigration Bureau counter, inform the officer that you wish to apply for a digital dependent COE, and the results will be sent to you via email. Show them the printed screenshot of your username.

12. Additional Form: The officer will likely provide you with an additional form to complete. Use a translation app (like Google Translate on your phone) to understand the kanji on the form and fill it out accurately.

13. Submit Documents: After completing the additional form, submit all the other required documents mentioned in the "Required Documents" section above.

14. Username Generation Timing: You can generate a username through the online system at any time before your in-person application at the Immigration Bureau.

Sample

Sample pdf 1

COE দেশে পাঠানো  ( যদি ই-মেইলে COE পান তাহলে মেইল ফরওয়ার্ড করলেই হবে আশা করা যায়)

📍সব ঠিক থাকলে আবেদন জমা দেয়ার পর COE পেতে অফিসিয়ালি সময় লাগার কথা ০৩ সপ্তাহ। কিন্তু অফিস এবং এলাকা ভেদে ০৩ মাস  (৯০ দিন)পর্যন্ত ( কিংবা এর চেয়েও বেশি) সময় লাগতে পারে।

📍COE পাওয়ার পর জাপান পোস্টের মাধ্যমে নরমাল  ( ৩৪০ ইয়েন) অথবা EMS (1900~2000¥) কিংবা অন্য কোন ইন্টারন্যাশনাল কুরিয়ারে পাঠাতে পারেন। EMS এর সাথে ইন্সুরেন্স করে দিলে আরও ৫০০¥ লাগতে পারে।

📍নরমাল  এবং EMS  দুটোই প্রায় ৭~১৫ দিন বা এর কাছাকাছি সময়ে বাংলাদেশে পৌছায়। EMS  করলে আপনি ট্রাকিং করতে পারবেন। (যেমন নীচের নমুনা দেখতে পারেন।)

কন্নিচিউওয়া

ভিসা আবেদনের জন্য লাগবে

Dependent (Dependent, long-term residence)

কোন কাগজে এবং ছবিতে পিন মারা যাবে না। যতজন আবেদন করবেন,

প্রত্যেকের জন্য এক সেট ডকুমেন্ট  মূল এবং এক সেট ডকুমেন্ট ফটোকপি আলাদা ফাইলে করে নিতে হবে। নিচে একটা ছবি আকারে লিস্ট দেয়া আছে।

1. Application form (পুরন করে প্রিন্ট দিয়ে নিয়ে যাবেন। সাথে ব্লাঙ্ক একাধিক ফর্ম নিতে পারেন। যদি পুরন করার প্রয়োজন হয়  সেজন্য।)

2. Valid Passport and Photocopy যিনি আসবেন তাঁর/তাদের সবার মূল পাসপোর্ট এবং তাঁর ফটোকপি

3. Old Passport (if any) and Photocopy 

4. One Photo (2 inch X 1.4 inch) 

5. Certificate of Eligibility (COE) এবং এর একটা স্ক্যান কপি রঙিন প্রিন্ট দিয়ে নিবেন

6. Special Marriage Certificate, Hindu/Christian/Buddhist Marriage Registration/ Nikahnama (Bangla, English both) from Legal Marriage Registrar (কাবিন নামা, ইংরেজি নিকাহ নামা, ইংরেজি ম্যারেজ সার্টিফিকেট, নোটারী পাব্লিক) 

7. School certificate (if any) ( যিনি ভাইভা দিতে যাবেন তাঁর অনার্স, মাস্টার্সর সার্টিফিকেট এবং ফটোকপি)

8. Family certificate issued by a governmental institute from Bangladesh (if any) (ইউনিয়ন পরিষদ থেকে নেওয়া ফ্যামেলি সার্টিফিকেট এবং তাঁর ফটোকপি)

9. Passport copy of spouse who is in Japan including all visa pages (জাপানে অবস্থানরত স্বামী/স্ত্রী র )

10. Zairyu Card copy of guarantor/spouse (জাপানে অবস্থানরত স্বামী/স্ত্রী র )

11. Airline Booking Slip (যিনি জাপান আসবেন তাঁর )

Required additional documents (Original & Photocopy)

1. Bank Statement for 6 months (applicant, guarantor, other)

2. Tax-Income certificate & paid amount receipt (Personal, Company) for 1/2/3 years

3. Old Passport (Original, Photocopy of all pages, Identification pages, All used pages)

4. Eligibility certificate

5. Employment Certificate (Applicants, Others)

6. Birth Certificate (applicant, others)

7. Valid Airlines Booking slip, Hotel booking documents

8. National ID Card (Applicant, Others)

9. Invitation letter, Guarantee letter, Details visit Schedule using MOFA format (Original, PDF)

10. Family Registration Certificate, so-called" Koseki To-hon" of Japanese Relatives. 

11. Resident Certificate, so-called "JYUMINHYO" of (guarantor, other)

12. Marriage Certificate, Nikahnama, Affidavit of Marriage in English, Bangla from Kazi

13. Company Registration of Japanese Company (It is called To-Kibo To-hon)/Trade License of Bangladesh
14. Document certifying company activities (Brochures, Leaflets, Newspaper Clippings, Company photos, etc.)

15. Document explaining up to marriage, Marriage Photos with family members.

16. Payment receipt (Japan side) and remittance receipt (Bank in Bangladesh)

17. Academic Certificate, Registration Card, Marksheets of S.S.C, H.S.C, Bachelor or Masters.

18. Family tree with necessary Passport copy/NID/Nikahnama to prove the relationship with guarantor or guarantor's family members.

Others:

19. Student ID Card (Guarantor)

20. Certificate  (Guarantor)

কাগজের দুই সেট এভাবে সাজিয়ে নিতে পারেন

Source: Embassy of Japan in BD

ভাইভার জন্য প্রশ্ন ( একেক জনের জন্য একেক রকম হতে পারে)
❓পাসপোর্ট নাম্বার কত?
❓শ্বশুর- শ্বাশুড়ির নাম কি?

❓Husband Japan  এ কোথায় থাকে?
❓কেন গেছে? 

❓দেশে কি করত?

 ❓উনি কি ছুটি নিয়ে গেছে নাকি চাকরি ছেড়ে গেছে? (যদি দেশে চাকরি করত তাহলে)

❓বিয়ে কবে হয়েছে?

❓বাচ্ছা কবে হয়েছে?

❓আপনি কি করেন?

❓আপনি কেন জাপান যাবেন?

(স্বামীর সাথে থেকে উনাকে মেন্টাল সাপোর্ট দেয়ার জন্য।)

❓আপনার পরিবারের আর কেউ জাপানে থাকে?

জাপানে আসার পর

জাপানে আসার পর

-ওয়ার্ড অফিসে গিয়ে আপানার জাইরু কার্ডে ঠিকানা বসায়ে আনতে হবে। (বাসা চেঞ্জ করলে জাইরু কার্ড এবং মাই নাম্বার কার্ডের জন্য প্রযোজ্য হবে।)

- ইন্স্যুরেন্স চেঞ্জ করতে হবে।৩০০০ ইয়েন হবে। (২০২৪)

- বাচ্চা থাকলে বাচ্চার জন্য মাসিক ভাতার আবেদন করতে হবে।

- বাচ্চার স্পেশাল হেলথ কার্ড করতে হবে। ( এজন্য বাবা মা র মাই নাম্বার কার্ড লাগবে)

মাই নাম্বার কার্ডের জন্য একটা কাগজ ( ১৫ দিন পর বাসার ঠিকানায় আসে) আসা পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে।

- ওয়ার্ড অফিসে বইয়ের প্রমান পত্র হিসেবে অরিজিনাল ম্যারেজ রিলেটেড ডকুমেন্টস দেখাতে হতে পারে।

- পাসপোর্টে অনেক সময় স্বামী/ স্ত্রী র নাম থাকে । আর বাচ্চার পাসপোর্টে বাবা মার নাম থাকে।

-ওয়ার্ড অফিসের কাজ শেষ করে, জাউরু কার্ড ও পাসপোর্ট নিয়ে ইমগ্রেশন অফিসে যেতে হবে। সেখান থেকে পার্ট টাইম জবের অনুমতি নিতে হবে।

- এরপর ব্যাংক একাউন্ট যত দ্রুত হবে, তত তাড়াতাড়ি মোবাইল নিতে পারবেন। ৬ মাসের আগে rakuten ক্রেডিট কার্ডের জন্য আবেদন না করাই ভাল। আর ৬ মাসের আগে, JRF Remit, Payforex থেকে সরাসরি টাকা পাঠাতে পারবেন, জমা করে নয়।

।